Crear un esquema de un documento maestro.

Esta opción sirve cuando tenemos muy clara la organización, estructura y el desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o índice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la selección de los puntos más importantes y clasificarlos por documentos individuales.

Imaginemos que tenemos la planificación de un libro bien estructurado y sabemos el número de capítulos con sus títulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinar cada título de un capítulo a un subdocumento.

Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:


- Tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con su nivel correspondiente.

- Seleccionamos el primer título del capítulo del libro.

- Presionamos sobre para crear un subdocumento.

- A continuación podemos redactar el contenido del subdocumento.

Con el resto de capítulos seguimos el mismo procedimiento.

Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además crea un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro.

Por ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento maestro y 3 subdocumentos (Capítulo 1, Capítulo 2 y Capítulo 3). Estos 4 documentos estarán en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da por defecto a los subdocumentos son el primer título. En este ejemplo los documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx, etc.



Convertir documentos existentes en un documento maestro.

La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en un único documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Además, si creamos un documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no será el mismo, cuanto más extenso sea el documento más se ralentizará el sistema al trabajar con él.

Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes pasos:


- Crear un nuevo documento que será el documento maestro.

- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaña Vista > Esquema.



Basándonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los capítulos ya creados.

- Escribimos el título del libro y lo ponemos como Título 1 para que tenga el nivel de esquema 1.

- Para insertar el primer subdocumento (Capítulo 1) presionamos sobre .

Aparece el cuadro de diálogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento queremos insertar.



- Seleccionamos el Capítulo 1.docx y pulsamos Abrir.

Con el resto de capítulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos.

Documento Maestro 

Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (gráficos, tablas, formato de texto, etc) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales.

Función:

Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus características está previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios capítulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar.

Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña Vista - Esquema.



Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema:



Aparecerán nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:




Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.

Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raíz de un título. Lo veremos con detalle más adelante.

Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento.

. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.

Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo.

Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos.

. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

La funcionalidad de estos botones la veremos a lo largo de la unidad.

Firma Digital 

Es un esquema matemático que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico. Una firma digital da al destinatario seguridad en que el mensaje fue creado por el remitente, y que no fue alterado durante la transmisión.

características...

Consiste en un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede, además, asegurar la integridad del documento o mensaje.

La firma digital de un documento es el resultado de aplicar cierto algoritmo matemático, denominado función hash, a su contenido y, seguidamente, aplicar el algoritmo de firma (en el que se emplea una clave privada) al resultado de la operación anterior, generando la firma electrónica o digital. El software de firma digital debe además efectuar varias validaciones, entre las cuales podemos mencionar:

* Vigencia del certificado digital del firmante,

* Revocación del certificado digital del firmante,

* Inclusión de sello de tiempo.

Cómo se hace

Entramos en la web HelloSign y nos registramos con nuestra cuenta de Google o completando los datos habituales. En la zona izquierda de la página principal encontramos las herramientas necesarias para crear nuestra firma, documentos para que sean firmados y enviarlos a los destinatarios que queramos.

Paso 1

Comenzamos por crear nuestra firma desde la opción "Add Signature". Tenemos varias opciones para crearla: Dibujar la firma con el ratón del ordenador, subirla de una imagen que tengamos capturada o crearla con la propia herramienta como podéis ver en la captura de pantalla.

Paso 2

El segundo paso sería utilizar la firma en un documento. Para ello, tenemos que subir el documento en cuestión desde la opción "Sign and Send" y añadir nuestra firma digital. Podemos subir documentos de nuestro ordenador o desde sitios web como Google Drive, Dropbox, Box, etc. Una vez firmado digitalmente el documento, lo enviamos desde "send it now".

Formato y Edición

La primera opción es la que nos permite aplicar Restricciones de formato en el documento.

Pulsando sobre el enlace Configuración... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar qué tipo de formatos restringimos.

Los estilos que vemos marcados son los que están permitidos. Desmarcar una casilla implicaría dejar de permitir la modificación del estilo en sí, es decir, bloquearlo.

Disponemos de tres botones.

• Todo. Marca todos los estilos.
• Mínimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos según el criterio de Word.
• Ninguno. No deja marcado ningún estilo.

Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.

En el panel Restringir formato y edición el tercer paso es Comenzar a aplicar. Se activa el botón Si, aplicar la protección. Al pulsar sobre este botón nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contraseña, para que posteriormente podamos desactivar esta restricción.

Para desactivar esta restricción en este mismo panel debemos pulsar sobre el botón Suspender la protección que aparecerá. Nos aparece un diálogo donde debemos introducir la contraseña y pulsar Aceptar.

Restricciones de edición.

Con esta restricción podemos determinar que tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que vamos a ver a continuación.

Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición.

Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qué usuarios pueden realizar las modificaciones.

Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados serán resaltados.

Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.

Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán escribir en las áreas de los formularios.

Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite realizar ningún cambio, equivale a sólo lectura.

Imágenes en WORD

Casi todos los formatos instalados en la computadora los acepta: Ejemplo:.

• Imágenes JPG, formato comprimido. Recomendables para fotografías. 
• Imágenes BMP. o mapas de bit. Recomendables para fotografías pero son de gran tamaño sin compresión. 
• Imágenes GIF: Para grandes a´reas de un sólo color y zonas discontinuas. 
• Imágenes PNG: Es un formato gráfico basado en un algoritmo de compresión sin pérdida para bitmaps no sujeto a patentes. 
• Imágenes Tiff: El formato TIFF admite opcionalmente el sistema de compresión sin pérdida de calidad, el conocido como LZW (Lempel-Ziv-Welch). 
• Imágenes WMF: Son las que viene con las imágenes prediseñadas de los paquetes de OFFICE 
• Imagenes EMF: Igual que el formato anterior pero con una versión para 32 bits de color.

SmartArt

• En la ficha Diseño, los comandos para cambiar el tipo y el diseño de SmartArt se agrupan juntos.

• En la ficha Formato, los comandos para cambiar el diseño y la presentación de las formas se agrupan juntos.
• Cambiar colores, proporciona un rango de distintas opciones de color para un gráfico SmartArt
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